Chatbot para academias: horarios, precios y matrícula respondidos al momento, también a los padres
Un chatbot para academias responde lo que pregunta cada familia en septiembre y en cada convocatoria: qué grupos hay, a qué hora, cuánto cuesta y cómo se apunta. Ada Assistant lo hace con tu web y tus horarios en PDF o Excel, en la web y en WhatsApp.
Cuando alguien quiere una prueba de nivel, una clase de prueba o hablar con dirección, el asistente recoge sus datos y te los manda por email.
Probar 7 días gratisUna academia atiende a dos públicos: alumnos y familias
En una academia escribe tanto el alumno adulto como el padre o la madre de un alumno menor, y quieren cosas distintas. El adulto pregunta por horarios compatibles con su trabajo; la familia, por el nivel, el tamaño del grupo, cómo se avisa de las faltas y cuándo se paga.
| Quién escribe | Qué le preocupa | Qué debe contestar el asistente |
|---|---|---|
| Padre o madre de un alumno de primaria o ESO | Grupo, profesor, horario tras el colegio, precio | Grupos por curso y horario, precio mensual, cómo pedir una clase de prueba |
| Alumno de bachillerato o selectividad | Temario, intensivos, fechas | Cursos intensivos, calendario y plazas |
| Adulto que aprende idiomas | Nivel, horario de tarde o en línea, certificado | Prueba de nivel, horarios, exámenes oficiales que preparáis |
| Opositor | Temario actualizado, simulacros, convocatoria | Modalidades, precio, cómo se informa de la convocatoria |
| Familia ya matriculada | Recibos, faltas, cambios de grupo | Canal y horario de secretaría; los casos concretos, a una persona |
Escribe en las instrucciones que, si quien pregunta es un familiar, el asistente se dirija a él y no al alumno. Parece un detalle, pero cambia el tono de toda la conversación.
Septiembre y la matrícula: el pico que conviene preparar
La mayor parte de las consultas de una academia llegan entre finales de agosto y octubre, y casi todas se resuelven con tres datos: grupos, horarios y precio. Si tienes esa información en un único documento actualizado, el asistente responde con la misma precisión que la secretaría.
- Prepara el horario del curso en un Excel o PDF
Una fila por grupo: asignatura o idioma, nivel, días, horas, aula o modalidad y plazas.
- Añade los precios y las condiciones
Matrícula, mensualidad, descuentos por hermanos o por pago trimestral, y qué pasa si el alumno se da de baja.
- Explica cómo se apunta
Formulario de la web, en persona o por WhatsApp. El asistente enlaza la página de matrícula.
- Indica qué hacer cuando un grupo se llena
Lista de espera: el asistente pide nombre, teléfono y grupo, y te llega por email.
- Sustituye el documento cuando cambie
El horario de septiembre no es el de enero. Sube el nuevo y borra el antiguo para que no se mezclen.
Conversación de ejemplo con una madre por WhatsApp
Es un ejemplo inventado de una academia de refuerzo e inglés. El asistente responde con los grupos del documento de horarios y termina con una acción concreta.
Hola! Mi hijo empieza 2º de la ESO y va flojo en mates. ¿Qué horarios tenéis?
Hola. Para 2º de ESO tenemos refuerzo de matemáticas en grupos de máximo 6 alumnos: lunes y miércoles de 17:30 a 18:30, o martes y jueves de 18:30 a 19:30.
¿Precio?
Dos horas a la semana cuestan [precio] al mes, con una matrícula única de [precio] que no se paga si ya tiene un hermano en la academia.
¿Puede probar un día antes de apuntarse?
Sí, la primera clase es de prueba. ¿Me dices tu nombre, un teléfono y qué grupo te va mejor? Secretaría te confirma el día.
Laura, 611 111 111, martes y jueves
Perfecto, Laura. He pasado la solicitud de clase de prueba para 2º de ESO, martes y jueves. Te escribirán para confirmarlo.
Moodle, Google Classroom y programas de matrícula: cómo encaja Ada
Ada atiende a quien aún no es alumno o tiene una duda general; no sustituye a tu plataforma de clases ni a tu programa de gestión. No hay integración nativa con ninguno de ellos, y lo normal es que no haga falta.
| Herramienta | Cómo encaja | Lo que no hace |
|---|---|---|
| Moodle | El asistente explica cómo entrar y enlaza tu campus. Moodle tiene servicios web propios, pero no una especificación OpenAPI lista para conectar | No lee notas, tareas ni el progreso del alumno |
| Google Classroom | Explica cómo unirse a una clase y a quién pedir el código | No accede a las clases: la API de Google pide permisos de cada usuario |
| Programa de gestión o matrícula | Enlaza el formulario de matrícula; si el programa tiene API con OpenAPI, se puede conectar para consultar plazas | No matricula ni cobra |
| Calendario de cursos | Excel, CSV o PDF subido como documento, o la página de cursos de tu web | No se actualiza si no subes la nueva versión |
| Formulario de contacto de tu web | El asistente capta los datos en la conversación y te los manda por email | No rellena tu formulario |
Menores de edad: datos y consentimiento
En España, un menor puede consentir el tratamiento de sus datos a partir de los 14 años; por debajo, hace falta el consentimiento de sus padres o tutores (artículo 7 de la LOPDGDD). Para un chatbot de academia, la conclusión práctica es pedir los datos al adulto y no al niño.
- Pide los datos de contacto del padre, la madre o el tutor cuando el alumno sea menor. Escríbelo en las instrucciones.
- No pidas datos de salud ni de necesidades educativas por el chat. Si la familia quiere contarlo, que lo haga en una entrevista o por tu canal habitual.
- Informa de la privacidad con un enlace a tu política en el mensaje de bienvenida.
- Fotos y notas, nunca por el asistente: no tiene por qué manejarlas.
Tu academia es la responsable del tratamiento y Wozzo actúa como encargado. Tienes el detalle de dónde se guardan los datos y qué proveedores intervienen en seguridad y RGPD.
Padres por WhatsApp sin que el móvil de la academia eche humo
Las familias prefieren WhatsApp, y la coexistencia permite que el asistente responda en el mismo número que ya usáis mientras secretaría sigue escribiendo desde la app. Si alguien del equipo contesta en una conversación, el asistente deja de intervenir en ella durante unas horas.
- Fuera de horario responde el asistente; por la mañana secretaría ve en la app lo que se habló y retoma lo pendiente.
- Avisos a familias (cierre por festivo, cambio de aula) son mensajes que inicia la academia: en WhatsApp se cobran como plantillas de Meta. Calcula el coste en la calculadora de WhatsApp API.
- Para enseñar el número en tu web o en un cartel, crea un enlace directo con el generador de enlaces de WhatsApp.
WhatsApp está en el plan Premium. Lo explicamos paso a paso en chatbot para WhatsApp.
Plantilla de instrucciones para una academia
Copia la plantilla, adapta los corchetes y añade las particularidades de tu centro (idiomas, oposiciones, música, autoescuela teórica).
Eres el asistente de [NOMBRE DE LA ACADEMIA], academia de [refuerzo escolar / idiomas / oposiciones] en [ciudad].
Trata de tú, con amabilidad y frases cortas. Si escribe un familiar de un alumno menor, dirígete al familiar.
Usa solo los horarios y precios del documento de cursos vigente. Si un grupo no aparece, di que no lo tenemos ahora mismo y ofrece lista de espera.
No confirmes plazas: ofrece apuntar la solicitud y que secretaría confirme.
Si el alumno es menor de 14 años, pide el nombre y teléfono del padre, madre o tutor, no los del alumno.
No pidas datos de salud, notas ni informes. Si alguien quiere comentar necesidades especiales, ofrece una entrevista.
Para clase de prueba o prueba de nivel, pide nombre, teléfono, curso o nivel y horario preferido.
Secretaría: [horario] en [canal].Preguntas frecuentes
¿Sirve para academias de idiomas, oposiciones o música?
Sí. Funciona con cualquier academia que tenga su oferta en la web o en un documento: grupos, niveles, horarios y precios. Lo que cambia es la plantilla de instrucciones.
¿Puede matricular a un alumno?
No. Explica cómo se hace la matrícula, enlaza tu formulario y recoge los datos de quien quiere apuntarse para que secretaría lo cierre.
¿Se conecta con Moodle o Google Classroom?
No hay integración con esas plataformas. El asistente explica cómo acceder y enlaza el campus; las notas y tareas siguen en la plataforma.
¿Qué hago con los datos de menores?
Configura el asistente para que pida los datos del padre, madre o tutor cuando el alumno tenga menos de 14 años, y no pidas datos de salud ni notas por el chat.
¿Cómo actualizo el horario a mitad de curso?
Sube el documento nuevo y borra el antiguo. El asistente responde con la versión que tenga en sus fuentes.
¿Responde a alumnos extranjeros en su idioma?
Sí. Detecta el idioma del mensaje y responde en él.
Prueba Ada Assistant 7 días gratis
Sin tarjeta. Pega la dirección de tu web y en unos minutos tienes un asistente que responde con tu información.
Fuentes
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, art. 7 (BOE) (consultado en octubre 2026)