Chatbot para gestorías: menos llamadas en campaña de la renta y en cada trimestre
Un chatbot para gestorías responde las preguntas de trámite que saturan el teléfono en abril, julio, octubre y enero: qué documentos traer, hasta cuándo hay plazo, cuánto cuesta el servicio. Ada Assistant lo hace con la información de tu web y tus documentos, en la web y en WhatsApp.
Lo que no hace es asesorar: cualquier consulta sobre el caso concreto de un cliente se convierte en un contacto para tu equipo, con el resumen de lo que ha preguntado.
Probar 7 días gratisEl problema de una gestoría es el calendario
Las consultas en una gestoría no llegan repartidas: se amontonan en las semanas de cierre de cada trimestre y durante la campaña de la renta. Justo cuando el equipo tiene más trabajo técnico es cuando más suena el teléfono con preguntas que tienen siempre la misma respuesta.
| Periodo | Qué toca | Lo que más se pregunta |
|---|---|---|
| 1-20 de abril, julio y octubre | Declaraciones trimestrales (IVA, pagos fraccionados, retenciones) | «¿Qué facturas os tengo que mandar?», «¿hasta qué día?» |
| Enero (hasta el 30) | Cuarto trimestre y resúmenes anuales | «¿Me hacéis también el resumen anual?», «¿os falta algo?» |
| De abril a finales de junio | Campaña de la renta | «¿Qué tengo que traer?», «¿cuánto cobráis?», «¿me sale a devolver?» |
| Todo el año | Altas de autónomo, sociedades, nóminas, herencias | «¿Cuánto cuesta darme de alta?», «¿qué necesito?» |
Las fechas exactas cambian cada año y las publica la Agencia Tributaria en su calendario del contribuyente. Pon las de tu campaña en un texto dentro de Ada y actualízalas cuando cambien, para que el asistente no repita las del año anterior.
Qué puede responder y qué debe derivar
La línea es clara: el asistente informa sobre tu gestoría y sobre trámites en general, y deriva todo lo que dependa de la situación personal del cliente. Esta separación protege al cliente, protege tu responsabilidad profesional y es la forma de configurarlo que mejor funciona.
| Pregunta | Lo responde el asistente | Lo pasa a tu equipo |
|---|---|---|
| «¿Qué documentos necesito para la renta?» | Sí, con tu lista | |
| «¿Cuánto cuesta la declaración de la renta?» | Sí, si publicas tus tarifas | Si la tarifa depende del caso |
| «¿Hasta cuándo puedo presentar el IVA del trimestre?» | Sí, con el calendario que le des | |
| «¿Puedo desgravarme el coche como autónomo?» | No | Sí: pide los datos y te los manda |
| «Me ha llegado una carta de Hacienda» | No | Sí, con prioridad |
| «¿Tenéis horario de tarde en junio?» | Sí | |
| «¿Os mando las facturas por aquí?» | Explica tu canal (email, portal, en mano) |
Ejemplo: un cliente nuevo en plena campaña
Esta conversación es un ejemplo, no una conversación real. Muestra un asistente que resuelve lo general y convierte la duda concreta en un contacto con lo que tu equipo necesita para llamar.
Buenas, ¿me podéis hacer la renta? Es la primera vez que la hago con gestoría
Hola. Sí, hacemos declaraciones de la renta para particulares y autónomos. Para empezar necesitamos tu DNI, el número de referencia de la Agencia Tributaria o tu certificado digital, y los justificantes que quieras incluir (alquiler, donativos, planes de pensiones).
¿Y cuánto cuesta?
La declaración de un asalariado sin otras rentas cuesta [tarifa]. Si tienes alquileres, actividad como autónomo o ganancias de inversiones, el precio se cierra al ver tu caso.
Este año he vendido un piso, ¿me va a salir a pagar?
Eso depende de varios datos de la venta y de tu situación, así que prefiero que lo vea una persona del equipo. Si me dejas tu nombre y un teléfono, te llaman en horario de oficina, de lunes a viernes de 9:00 a 18:00.
Marta López, 600 000 000
Gracias, Marta. He pasado tu consulta sobre la venta del piso; te llamarán en cuanto puedan. Si tienes la escritura de compra y la de venta, tenlas a mano.
Ese último paso es el que te ahorra trabajo: te llega un email con el resumen («renta con venta de vivienda, cliente nuevo»), el teléfono y la conversación entera, y quien llama ya sabe de qué va.
a3, Sage, Holded y la sede de la AEAT: cómo encaja Ada
Ada no se conecta a tu programa de gestión ni entra en la sede electrónica: trabaja con la información pública de la gestoría y con los documentos que tú subas. Es deliberado, porque los datos fiscales de tus clientes no deberían pasar por un chatbot de atención.
| Herramienta | Cómo encaja con Ada | Lo que no hace |
|---|---|---|
| a3 (Wolters Kluwer) | Ninguna conexión. Ada responde sobre tus servicios; los datos de clientes siguen en a3 | No lee expedientes, nóminas ni contabilidad |
| Sage | Igual que a3: Ada se ocupa de la atención previa | No consulta ni modifica datos |
| Holded | Holded tiene API, pero conectarla daría al chatbot acceso a datos sensibles; no lo recomendamos para atención al público | No viene conectado |
| Portal del cliente o gestor documental | El asistente explica cómo acceder y enlaza la página de entrada | No sube documentos al portal |
| Sede electrónica de la AEAT | Explica pasos generales (Cl@ve, número de referencia) y enlaza la sede | No hace trámites en nombre del cliente |
| Calendario fiscal | Lo escribes como texto en Ada o subes un PDF | No se actualiza solo de un año a otro |
Lo que sí conviene subir: tu lista de documentos por trámite, tus tarifas (aunque sean «desde»), el horario de cada época del año y cómo quieres recibir la documentación. Con eso cubres la mayoría de las preguntas.
Secreto profesional y RGPD
La regla práctica es que por el chatbot entren datos de contacto y el motivo de la consulta, nunca documentación económica. Una gestoría trata datos de ingresos, deudas y situación familiar, y el deber de confidencialidad no se relaja porque el canal sea automático.
- Pide lo mínimo: nombre, teléfono o email y el tema. Escribe en las instrucciones que no pida nóminas, DNI completo ni cifras de ingresos.
- Avisa de que no se envíen documentos por el chat; da tu canal seguro (portal o email de la gestoría).
- Informa del tratamiento: enlaza tu política de privacidad desde el mensaje de bienvenida.
- Roles claros: tu gestoría es responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y Wozzo actúa como encargado. Lo explicamos en seguridad y RGPD.
Si el cliente pega datos sensibles de todos modos, el asistente no los necesita para responder; conviene que las instrucciones le pidan que no los repita y que recuerde el canal adecuado.
Plantilla de instrucciones para una gestoría
Esta plantilla deja claros los límites desde la primera línea. Cambia lo que va entre corchetes y añade tus servicios.
Eres el asistente de [NOMBRE DE LA GESTORÍA], gestoría en [ciudad] que lleva fiscal, laboral y contabilidad de autónomos, empresas y particulares.
Trata de tú y sé claro, sin tecnicismos.
Puedes informar sobre: servicios, tarifas publicadas, horarios, documentación necesaria para cada trámite y plazos generales del calendario fiscal.
No des nunca asesoramiento fiscal, laboral ni contable sobre el caso de una persona. Si la respuesta depende de su situación, dilo y pide nombre, teléfono y el tema para que le llame un asesor.
No pidas ni aceptes documentos, nóminas, DNI ni datos económicos por este chat. La documentación se envía a [canal].
Si alguien menciona un requerimiento, una sanción o un plazo que vence en menos de 5 días, márcalo como urgente y pide un teléfono.
Horario de atención: [horario normal] y en campaña de la renta [horario de campaña].WhatsApp en una gestoría: el mismo número, menos interrupciones
Muchas gestorías ya atienden por WhatsApp desde el móvil de la oficina, y la coexistencia permite mantener ese número y esa app mientras el asistente responde lo repetitivo. Cuando alguien del equipo contesta desde la app, el asistente se aparta de esa conversación unas horas para no pisarle.
- Conectas el número desde el panel con la API oficial de Meta, sin cambiar de número: cómo conectar tu número sin perder la app.
- WhatsApp está incluido en el plan Premium (30 €/mes). Las conversaciones de Meta se pagan aparte; en atención al cliente iniciada por el cliente, el coste suele ser muy bajo: precio de la API de WhatsApp.
- Recibes el resumen diario y el semanal por email: útil para ver qué preguntaron durante la campaña y qué falta en tu web.
Preguntas frecuentes
¿El chatbot puede dar asesoramiento fiscal?
No debe. Configúralo para que informe sobre tus servicios, documentación y plazos generales, y para que cualquier duda sobre el caso de una persona se convierta en una llamada de tu equipo.
¿Se conecta con a3, Sage o Holded?
No hay integración con esos programas. Ada trabaja con tu web y los documentos que subas, y los datos de tus clientes siguen en tu programa de gestión.
¿Qué pasa con los datos que deja el cliente?
Se guardan la conversación y los datos de contacto, y te llegan por email. Tu gestoría es la responsable del tratamiento y Wozzo el encargado. Recomendamos no pedir documentación ni datos económicos por el chat.
¿Puedo cambiar el horario y las fechas en campaña?
Sí. Escribe un texto con el horario y los plazos de la campaña y cámbialo cuando acabe; el asistente usa siempre lo último que tenga.
¿Atiende a clientes que escriben en catalán, gallego o inglés?
Sí. Detecta el idioma y responde en él, aunque tu web esté solo en castellano.
¿Cuánto cuesta para una gestoría pequeña?
Básico cuesta 10 €/mes con 100 respuestas al mes y 5 fuentes, sin WhatsApp. Premium cuesta 30 €/mes sin límite de respuestas y con WhatsApp. Hay 7 días de prueba sin tarjeta.
Prueba Ada Assistant 7 días gratis
Sin tarjeta. Pega la dirección de tu web y en unos minutos tienes un asistente que responde con tu información.
Fuentes
- Agencia Tributaria: calendario del contribuyente (consultado en octubre 2026)